Идти или не идти?

Разговоры об эффективности и неэффективности удаленной работы не утихают до сих пор. Хотя во многих регионах страны карантинные меры уже давно ослаблены, далеко не все компании готовы вернуться в офис. Малый бизнес с опаской оглядывается на поведение крупных компаний, которые продлили режим удаленной работы для сотрудников до конца года: с одной стороны, смотрит на то, как меняется эффективность, с другой — на перестроение бизнес-процессов.

Удаленка, с одной стороны, бесспорно выгодный формат работы как для сотрудника, так и для собственника бизнеса, позволяющий первому сэкономить время и средства на дорогу до офиса и обратно, а второму — снизить затраты на аренду офиса и офисные расходы, с другой — пока еще непонятный и пугающий снижением эффективности сотрудника формат. Возможно, страх сохраняется по нашим психологическим особенностям: в большинстве люди — консерваторы, и все новое и неизвестное кажется нам опасным и малоэффективным, но тот факт, что удаленная работа становится все популярней, как говорится, налицо. «ДГ. Юг» решила продолжить разговор о новых трендах в организации бизнес-процессов и пообщалась с бизнесменами на тему работы на удаленке.

ЧТО ДЕЛАТЬ, ЕСЛИ ПАДАЕТ ЭФФЕКТИВНОСТЬ

Пожалуй, многие согласятся, что самый главный страх работодателя и работника — потеря эффективности. Ведь кто-то из сотрудников обладает достаточными навыками самоорганизации и способен выстроить свой рабочий процесс где угодно, а кто-то с трудом работает и в офисе, поэтому вопрос сохранения эффективности— хедлайнер при переходе на хоум офис. Но, как показывает практика предпринимателей, применяющих данную систему, сценарий может быть позитивным.

«Сотрудники при работе из дома предпринимают на 23% больше действий, связанных с работой, чем в офисе. Вовлеченность в рабочий процесс при работе из дома выше на 7–41% и зависит от предметной области. Максимальную вовлеченность демонстрируют люди творческих профессий. Опция выбора формата работы (из офиса или из дома) повышает лояльность: 12% сотрудников не будут менять работу, так как работодатель предлагает им самим выбирать, откуда работать. Минусы такого формата — контроль над сотрудниками на удаленке затруднен. Он возможен с помощью специальной системы мониторинга, которая будет фиксировать, чем именно занимается сотрудник в оплаченное работодателем время. Внедрение такой системы — это затраты для работодателя. Также важно правильно это внедрение подать, чтобы не вызвать сопротивление коллектива. Есть сотрудники, которые испытывают проблемы с самодисциплиной, — таких примерно треть, как показывает наше исследование. При этом определить их на глаз невозможно. Тот, кто прилежно трудился в офисе, может расслабиться на удаленке. Но бывает и наоборот. Также руководителям следует модифицировать собственный стиль управления в связи с удаленной работой. В результате количество взаимодействий начальников с сотрудниками только увеличится — для боссов это настоящий вызов», — делится опытом Михаил Яхимович, сооснователь компании «Стахановец».

Если же какой-то сотрудник вдруг потерял свою эффективность, то спикеры издания не советуют сразу же применять карательные меры. Для начала необходимо выяснить и постараться устранить причину, мешающую человеку работать.

«Если сотрудник на удаленке становится неэффективным, важно понять, почему это происходит. Если человек с самого начала работает малоэффективно, возможно, ему нужно больше коммуникаций с руководителем и коллегами, более четкое выставление дедлайнов и контроль со стороны. А может быть, его просто постоянно отвлекают домашние — тогда задача сотрудника состоит в том, чтобы выстроить рабочие границы и объяснить, что он или она не просто сидит за компьютером. Если эффективность работы снижается постепенно, можно предположить, что человек, вырванный из привычного контекста (как было в ситуации с самоизоляцией), быстрее начинает эмоционально выгорать. Работодатель может выделить раз в неделю или две время на общий созвон, на котором темы работы будут под запретом, а коллеги смогут пообщаться неформально. Важно показать сотрудникам, что они не просто винтики в механизме, а ценные люди для команды и компании», — считает Дмитрий Пучков, категорийный менеджер «Авито Работа».

Похожей точки зрения придерживается и Татьяна Зайцева, партнер и директор по развитию lifestyle-проектов коммуникационного агентства PR Perfect: «Если сотрудник на удаленке стал неэффективным, попробуйте проанализировать, почему и что влияет на его неэффективность. Для начала проведите обычный разговор по душам. Возможно, у человека временные трудности личного характера — значит, это пройдет. Предложите отпуск или сократите количество рабочих часов. Решение ищется совместно и сугубо индивидуально. Если же причина не в этом, то попросите сотрудника отчитываться перед руководителем более детально. Так вы сможете определить, где идет потеря времени и как ее устранить».

Илья Зайцев, директор по персоналу компании «Факторинг ПЛЮС», рекомендует не только проанализировать рабочий день сотрудника, но и по возможности поговорить по душам в офлайне. По его мнению, иногда причины снижения эффективности носят психологический характер. В этом случае важно уделить больше внимания сотруднику, чаще выходить с ним на связь, оказывая тем самым эмоциональную поддержку.

Но сохранять здравый смысл все-таки необходимо, и если человек после всех предпринятых вами попыток все-таки не меняется, то, увы, с ним необходимо расстаться.

«Есть люди, которые не способны себя организовать и работать удаленно эффективно, поэтому с этим нужно просто смириться. Если после нескольких корректировок от руководителя по поводу продуктивности изменений нет, то вы попали на сотрудника, который просто не способен работать удаленно. Поставьте ему четкие требования, если не справится — увольняйте», — уверен Александр Высоцкий, основатель консалтинговой компании Visotsky Consulting.

Похожей точки зрения придерживается и Алексей Комиссаров, предприниматель, основатель маркетингового агентства DVIGA, Школы личной эффективности Sprut-in-Suit: «Сотрудникам нужно помогать как при работе в офисе, так и на удаленке. Доверительный диалог может расставить все на свои места, но может увести руководителя в дебри семейных обстоятельств сотрудника. Задумайтесь, нужно ли оно вам. Ведь в Интернете всегда можно найти сотрудника с опытом удаленной работы, а значит, решившего все, что может негативно влиять на работоспособность».

«В нашей практике, если сотрудник терял хватку, ему выделялся помощник (наблюдатель, наставник). Но не станем скрывать, что было несколько случаев, когда работнику не подходил формат удаленной работы и он покидал компанию, так как привык работать в коллективе, в офисе, где он мог в большей мере настроиться на рабочий лад. Мы это понимали и прощались с ним на позитивной ноте», — поделились опытом в пресс-службе компании «КотоФото».

А вот Михаил Толкушкин, руководитель филиала компании «ЦКТ», предлагает не горячиться, так как проблемы могут быть не только в человеке: «В первую очередь, конечно, необходимо поговорить и узнать, в чем причина. Затем выяснить, может быть, это направление себя исчерпало, и предложить что-то новое. И далее выработать план дальнейшего повышения качества работы».

КАК ПОДДЕРЖИВАТЬ БОЕВОЙ ДУХ

Спикеры издания единогласно заявляют, что объем работы, которую выполняет сотрудник на удаленке, вырастает в разы. Это, конечно, хорошо, но может привести к переутомлению и выгоранию. Чтобы избежать срывов, необходимо четко определить правила взаимодействия по рабочим вопросам. «При переходе на дистанционный формат работы мы определили для себя несколько условий. Во-первых, необходимо сохранять привычки работы офлайн: соблюдать режим, использовать ритуалы, такие как утренний кофе, работать в одежде, а не в пижаме. Также мы рекомендуем не забывать о здоровье: умеренная физическая активность и прогулки на свежем воздухе необходимы «удаленщику». Еще один важный момент — взаимная поддержка и личное признание. Наши сотрудники делятся в общих чатах и на странице корпоративного портала своими успехами и достижениями», — рассказывает Илья Зайцев.

Александр Высоцкий советует обратить внимание на организацию административных процессов в компании. По мнению спикера, эффективной удаленная работа будет только тогда, когда каждому сотруднику понятны структура компании, методы коммуникации, оценки результатов, принципы планирования, способы получения оплат каких-то счетов в своих областях и т. д.

«Прежде всего нужно определить правила: границы рабочего времени, скорость ответа на вопрос в мессенджере, по каким вопросам можно звонить, где и как ставятся задачи. Даже правила поведения во время конференции и очередь передачи голоса крайне важны, чтобы совещание не превратилось в балаган. Все эти регламенты лучше фиксировать письменно и формировать всей командой, чтобы была большая сопричастность к договоренностям», — добавляет Алексей Комиссаров.

«Иногда домашняя атмосфера располагает работать непрерывно. Если вы все же решили интегрировать стандартный восьмичасовой график в свой home office, лучше заранее дать себе определенные установки. Например, зафиксируйте, что не позже 19:00 вы встаете из-за компьютера, а несрочные задачи переносятся на завтра. В удаленном формате очень важно научиться регулировать эти рамки, иначе вы можете столкнуться с выгоранием и перманентной усталостью», — добавляет Татьяна Зайцева.

Юлия Бюрг, эксперт-практик в области управления репутацией и удаленными командами, подчеркивает, что на удаленке люди часто чувствуют себя одиноко, оторванно от коллектива, поэтому в такой период особенно важно вовлекать людей в корпоративную культуру и мотивировать их на работу.

«Так, должны регулярно проводиться онлайнвстречи. Среди интересных форматов можно отметить круглые столы, где на обсуждение экспертов выносится какая-то тема, стратегические сессии, когда рядовые сотрудники привлекаются к обсуждению планов компании (отдела) на ближайшее будущее, и т. д. В мессенджерах также могут быть интересные активности, к примеру флешмобы, когда все скидывают в чат-«флудилку» фото своих завтраков, домашних животных, луков в пижамах, вида из окна и т. п.», — рассказывает собеседник издания.

КАКОЙ СОФТ НЕОБХОДИМ

Если для офлайна важен офис, то при удаленной работе на первый план выходит софт, который необходим как для общения внутри компании и осуществления оперативного взаимодействия подразделений, так и для постановки задач и снятия промежуточного контроля.

«Это средства коммуникации, совместной работы с документами, электронный документооборот, электронная подпись. И, конечно, системы мониторинга. На рынке их несколько, у них плюс-минус одинаковая функциональность, а отличаются они степенью автоматизации: хорошие системы формируют отчеты, которые с первого взгляда позволяют оценить продуктивность сотрудника и в случае ее «просадки» понять причины падения», — уверен Михаил Якимович.

«Удаленный формат вовсе не означает, что участники распределенной команды не общаются друг с другом. Трансформировался лишь сам способ их взаимодействия на расстоянии. Сервисы видеоконференций — это отличный инструмент, который, помимо аудио- и видеозвонков и обмена сообщениями, позволяет в онлайн-режиме поделиться с собеседниками документами, своим рабочим столом или даже провести опрос. На рынке представлен целый ряд бесплатных приложений для видеосвязи, преимущественно рассчитанных на B2C-сегмент. Однако крупные организации со штатом сотрудников в сотни человек в силу повышенных требований к информационной безопасности, стабильной, бесперебойной работе и надежности, а также необходимости обрабатывать большие объемы данных больше смотрят на серьезные корпоративные платформы унифицированных коммуникаций, которые легко интегрируются с уже существующей IT-инфраструктурой предприятия и к тому же в разы мощнее по своему функционалу.

Еще немаловажный момент: в связи с требованием регулятора по импортозамещению для госорганов, бюджетных организаций и компаний с госучастием важно, чтобы используемое решение для видео-конференцсвязи или любой другой сервис имели российское происхождение, то есть были разработаны в нашей стране и отвечали требованиям законодательства РФ. Это, конечно, существенно сужает выбор сервисов для удаленной работы. На мой взгляд, российский рынок ВКС, переживший взрывной рост в период пандемии, продолжит расти, так как большинство компаний сохраняют практику удаленной работы до конца года», — поддерживает коллегу Максим Смирнов, коммерческий директор IVA Technologies.

ЧТО НАДО КОНТРОЛИРОВАТЬ

Вопрос контроля при удаленной работе становится крайне важным. Если в офлайн-формате линейный руководитель собственными глазами видит, что делает его сотрудник здесь и сейчас, то при системе хоум офис он может об этом только догадываться. Конечно, можно каждые пять минут звонить коллегам по видеосвязи или писать сообщения на электронную почту в ожидании немедленного ответа, но тогда у них не останется времени на работу. Можно просить многочисленные отчеты, но так ли это эффективно?

«Работая удаленно, запомните простую формулу: контролировать надо не сотрудников, а задачи. Это значит, что работа должна быть организована таким образом, чтобы все стороны имели доступ к процессу 24/7. Это может обеспечить таск-менеджер. Вы ставите в нем задачу, подробно описывая детали и желаемый результат, указываете дедлайн, затем обсуждаете ее с сотрудником и договариваетесь, что обо всех изменениях по ходу сотрудник отписывается в задаче. Так вы сможете видеть ход реализации, не отвлекая своими тревожными вопросами сотрудников», — уверяет Юлия Бюрг.

Ее позицию разделяет и Алексей Комиссаров: «Нет смысла контролировать процесс или рабочее время сотрудника. А вот промежуточные итоги и результат должны быть оцифрованы. Даже в творческих профессиях есть сроки, ожидаемый результат и попадание в техническое задание. Главное, чтобы система мотивации был завязана не на процессе, а на результате».

Не считает нужным контролировать сотрудников и Михаил Толкушкин: «Нужно оценивать объем и качество проделанной работы, предварительно договорившись о том, по каким показателям будет рассчитываться этот объем: в продажах это валовая прибыль, в IT — количество и качество обработанных заявок и т. д.».

А вот Александр Высоцкий, напротив, внедрил в своей компании программу учета рабочего времени: «Вопрос продуктивности в моей компании стоит очень остро. Перейдя на удаленку, все мои сотрудники начали пользоваться программами для отслеживания времени. В итоге стали работать эффективнее, ведь в офисе учитываются в рабочее время перекуры, перекусы, кофе-чай, поговорить с коллегой на общие темы и т. д.».

ПЛАНЫ И ПЕРСПЕКТИВЫ

И все-таки остается вопрос: удаленная работа — это мера, навязанная нам пандемией и карантинными ограничениями, или новая реальность? С учетом тренда на уплотнение городов и, соответственно, дорожных пробок спрос со стороны работников на удаленный формат работы будет расти. Очевидные плюсы для работодателя в виде сокращения арендных платежей и офисных расходов тоже могут поддержать такой формат работы. По данным сервиса «Авито Работа», число вакансий с удаленным графиком в июле 2020 года в два с лишним раза превысило их число в июле 2019 года. При этом в 2020-м рост количества предложений с дистанционным графиком продолжился после ослабления самоизоляции в регионах России. За июнь 2020 года в стране появилось на 14% больше таких вакансий, чем в мае, а за июль — на 14% больше, чем в июне. «Больше всего число вакансий в июле 2020 года по сравнению с июлем 2019-го увеличилось в Екатеринбурге (+212%), Омске (+163%) и Красноярске (+161%). В Краснодаре этот показатель увеличился на 88%.

Соискателей удаленная работа воодушевляет еще больше, чем работодателей: их активность (количество резюме с желаемым графиком «удаленная работа» и запросов контактов работодателей по удаленным вакансиям) в июле 2020 года возросла на 170% по сравнению с аналогичным периодом 2019-го.

Среди крупнейших городов уровень откликов соискателей по удаленным вакансиям за год больше всего вырос в Омске (+489%), Воронеже (+437%) и Екатеринбурге (+424%). В Краснодаре рост составил 96%.

Чаще всего работодатели предлагают удаленный режим работы в группе профессий «Маркетинг, реклама, PR» (17% вакансий). Следующая сфера по популярности удаленных вакансий — «IT, интернет, телеком» (около 7%), затем идут управление персоналом (также около 7%), страхование и консультирование (по 6% от всех предложений работы предусматривают удаленный график)», — приводит данные Дмитрий Пучков.

Но в чистом виде формат удаленной работы вряд ли приживется — слишком высока необходимость межличностной коммуникации в нашем обществе, а вот гибрид, когда какой-то процент рабочего времени сотрудники проводят в офисе, а какой-то — дома, вполне возможен.

«Опросы показывают, что есть часть сотрудников, для которой более комфортной является офисная работа, другая часть предпочитает гибридный формат: удаленная работа с периодическим выходом в офис. Сейчас мы разрабатываем решение на основании результатов опроса сотрудников и руководителей и склоняемся в сторону именно такой гибкой формы. Тем не менее у нас уже начали появляться новые сотрудники, принимаемые на полную удаленную работу, в других регионах, что значительно увеличивает нашу воронку найма и повышает лояльность таких сотрудников. Также наше обучение (как для специалистов, так и для руководителей, головного офиса и сети) полностью перешло на дистанционный режим с использованием самых разнообразных форматов, платформ и ресурсов», — рассказывает Екатерина Васильева, директор по работе с людьми «РГС Банка».

Поддерживает коллегу и Илья Зайцев: «Я думаю, что полный переход на удаленный формат работы сотрудников невозможен. По крайней мере для нашего формата бизнеса. Успех нашей команды сильно зависит от уровня вовлеченности людей в процесс и общий результат. Когда нет эмоциональной связи с работодателем, ты становишься простым исполнителем. Офис — это корпоративная среда и культура, другой уровень коммуникации, включая неформальную. На удаленке можно проработать содержательные задачи, которые требуют сосредоточенности иполного погружения. А вот лучшие бизнес-идеи приходят исключительно в офисе, при живой командной работе, рождаясь в обсуждениях и мозговых штурмах. Компаниям, которые хотят задавать тренды в инновациях, нужна коллаборация, когда в офлайне сотрудники объединяются в рабочие группы и генерируют идеи».

«Сейчас все понимают, что мир уже не будет прежним, и многие осознали, что удаленная работа — это не крайняя мера, а очень даже эффективная для некоторых сотрудников. Такие сотрудники, как показала практика, даже более эффективны. Им не нужно тратить утром время на сборы и поездку в офис. Можно провести опрос, кто как хотел бы работать. Многие выбирают график 70/30, где 70 — удаленка, а 30 — офис, совещания, встречи. Все зависит от направления деятельности. Все службы социального обеспечения, конечно, будут присутствовать на рабочем месте, как и раньше, невозможно их перевести в удаленный режим. Остальные — легко. Главное — всегда быть на связи с сотрудниками. Не забывать, что планерки нужны и в удаленном режиме. Очень важно выслушивать сотрудников и улавливать их настроение. Потому как на многих самоизоляция сказывается удручающе. И внутренний настрой здесь очень важен», — резюмирует Илгизя Шарафиева, генеральный директор АО «Универсал».

Автор: Евгения Гладущенко

Комментарий от Михаила Толкушкина

Источник: Деловая газета.Юг